Yeşim Çinioğlu / bthaber.com.tr
YÖNETİM dünyasının en popüler konularından biri ‘mentorluk’. Gerek yurtdışında gerekse Türkiye’deki eğilim, bu gelişim yönteminin önümüzdeki yıllarda çok daha yaygın ve önemli olacağını gösteriyor. Mentor kelimesi aslında öğrenme sürecinde olan ve görece daha genç birinin olgunlaşma süreçlerine ve gelişimine destek veren değerli bir arkadaş için kullanılıyor. Yani ne bir ebeveyn, ne bir öğretmen, sadece birinin olgunlaşma ve öğrenme yolundaki serüveninde bilgelik ve tecrübelerini paylaşan bir dosttan söz ediliyor. Değişen iş dünyasında mentorların üstlendiği bu görev ise artık bir gelişim yöntemi. Bugünkü kullanım şekli ile de yönetim dünyasında şirketlerin mevcut kültür, bilgi ve tecrübelerini bir sonraki nesle transfer etmek ve geleceğin liderlerini yetiştirmek üzere kullandıkları bir metot.
Buna paralel olarak yönetim dünyasında mentorlar da yeniden tanımlanıyor. Mentorlar aynı kurumun içinde bulunan o kurum için farklı görevlerde çalışıp tecrübe kazanmış olan astlarına şirket politikası, kurum gereklilikleri, çalışma stratejileri gibi konularda tavsiyelerde bulunan yol gösterici kimseler olarak görülüyor.
Şirketlerin gelişim aracı olarak gördükleri bu mekanizma içinde yapıtaşı olan mentorların taşıdığı özellikler ise büyük öneme sahip. Mentorluk konusunda uzun yıllardır şirketlere eğitim veren Mentor Danışmanlık Yöneticisi Hande Yaşargil de, bu noktada mentor olabilmek için gereken farklı özellikler ve gereklilikler olduğunu vurguluyor. Yaşargil’in verdiği bilgiye göre bu alanın duayeni David Clutterbuck, iş bilgisi ve tecrübenin bu konudaki ana noktalar olduğunu belirtiyor. Mentorun yeterli bir iş bilgisi ve tecrübesinin olması da öncelikle mentorluk ettiği kişinin gözünde saygı ve güvenilirlik uyandırması açısından kaçınılmaz olarak değerlendiriliyor. Buna karşılık tecrübe ve bilginin çağımızda çok farklı alanda ve derinlikte olabildiğine dikkat çeken Yaşargil, “Bunu her mentor için tek bir şekilde tanımlamak mümkün olmuyor. Sadece mentorluk ettiği kişinin ihtiyacı burada belirleyici olabiliyor. Ancak burada bahsedilen ilişki, birebir aynılıktan ziyade bağlantılı olmak. Çünkü Mentor asla tüm cevapları altın bir tepside vermez, sadece mentorluk ettiği kişinin ihtiyaç duyduğu cevapları bulmasına yardım eder” diye konuşuyor. Yaşargil’e göre iyi bir mentor kendi hatalarını ve bunlarla baş etme yöntemlerini de mentorluk yaptığı kişiyle paylaşmalı. Mentorun, mentorluk ettiği kişiyi (mentisini) hata yapmaktan korkmamaya ve hatalarından öğrenmeye cesaretlendirmesi gerektiğini belirten Yaşargil, “Bunu yapmak için kendi yöntemini bulması konusunda örnek olmalıdır. Özet olarak kullanılmayan bilgi ve içindeki hatalardan öğrenilmemiş bir tecrübe hiçbir zaman mentorluk yapmak için yeterli olmayacaktır. İyi bir mentor kendi hatalarından, mentisinin öğrenebilmesi sebebiyle gurur duyan, hata yapmaktan korkmaması için cesaretlendiren, ama öğrenmek için diğer tüm kaynakları da kullanmaya yönlendiren biridir. Mentorluğun esas sırrı belki de mentorun kendi bilgi ve tecrübesinden mentorluk ettiği kişiyi yararlandırabilme becerisidir” diye konuşuyor.
Mentorluk için karakteristikler de önemli
Yaşargil’e göre mentor olabilmek için madalyonun diğer yüzünde karakteristikler yani beceri ve yetkinlikler yer alıyor. Yaşargil, burada 9 beceri ve yetkinliğin bulunduğunu belirtiyor:
Kendine ait farkındalık: Kısaca ne yaptığınızı, niye yaptığınızı ve yaptıklarınızın diğerleri üzerindeki etkisini anlamak, bilmek anlamına geliyor. Ancak kendinizi gözlemek, kendinize dışarıdan bakabilmek ve gördükleriniz üzerine düşünmekle kazanılabilir. Kendinizde hoşumuza gitmeyen şeyler de görebileceğiniz için farkındalık kazanma çabası kolay bir şey değildir. Öğrenmenin, kontrolü ele almanın ve kişisel değişimin en önemli unsuru olduğu için mentorluğun olmazsa olmazıdır.
Diğerlerini anlayabilme: Mentorluk bir öğrenme ilişkisi olduğundan mentordan öğrenen kişinin ilişkilerini yönetmesine destek olması beklenir. Bu ancak insanlar arası davranışların anlaşılabilmesiyle mümkündür. İyi bir mentorun karşısındaki kişinin duygularına, korku ve kaygılarına karşı hassas olması beklenir. Ayrıca kişilerin sözel kadar sözel olmayan mesajlarını da iyi okuyabilmesi gerekir.
İlişki yönetimi: Mentorluk bir ilişki ise bu ilişkinin iyiliğinden sorumlu olan da mentordur. Bunu sağlayabilmek için en temel şart güven olacaktır. Öğrenenin pek çok önemli ve hassas gündemini takip edebilmek için mentor güven sağlamalıdır ve güven sadece kazanılabilir.
Sürekli öğrenme: Her şeyi bildiğini düşünen insanları aklınıza getirin, onlar genellikle çok şey öğrendiğiniz insanlar değildir. Öğrenme amaçlı bir ilişkide mentorun sürekli kendini geliştiren, öğrenmeyi bırakmayan biri olması gerek rol model açısından gerekse öğrenme sürecini bilmesi açısından son derece önemlidir.
İletişim becerileri: Genel algının ötesinde yazılı ve sözlü iletişimden çok daha fazlasını içerir. Dinleme, sessizlikle baş edebilme, algılama, karşındakinin ne dediğini anlayıp geri bildirim verebilme, sözleri ve sözel olmayan ifadeleri paralel olarak kullanabilme ve iletişimi sonlandırabilme becerisine sahip olmayı gerektirir. Dinlemek pasif olarak algılanan ancak iyi yapılması çok zor bir aktivitedir. Bir mentor olarak iyi bir dinleyici olmak için birkaç şeye dikkat etmek gerekir. Öncelikle karşınızdaki kişinin rahat konuşmasını sağlamanız önerilir, daha sonra onu dinlerken aklınızda onun söylediklerini özetlemeye çalışmanız (bu daha sonra doğru anlamış olduğunu teyit etmek için gerekecek). Yapılmaması gerekenler de yapılması gerekenler kadar önemlidir. Dinlerken asla söz kesmemeniz, vücut diliniz ve mimiklerinizle onaylamıyor görüntüsü vermemeniz ve karşınızdaki kişiyi hazır olmadığı bir şeyi söylemeye yönlendirmemeniz gerekir.
Kavramsal modelleme: Kavramsal düşünebilme ve ifade edebilme öğrenme için vazgeçilmezdir. Bu modeller tamamen çalışmanız içerisinde üretilebilir- öğrenilen şeyin kavramsallaştırılması- ya da mevcut modeller kullanılabilir – kavramsallaştırarak öğrenme -. Genellikle öğrenme stilleri modelle çalışmak için çok iyi bir başlangıç sayılabilir.
Mizah duygusu: Mentorluk ilişkisinin keyifli olması ve iki tarafın da bundan hoşlanması için mizahın dışarıda tutulmaması gerekir. Ayrıca mizah duygusu olaylara farklı açılardan bakabilmeyi ve iki kişi arasındaki duygusal bağın gelişmesini de sağlar.
Net hedef koyabilme: Mentorun görevinin bir parçası öğrenenin neye ve neden ulaşmak istediğini bulmak ve ona ulaşmasına yardım etmektir. Bunu hedef koymadan yapmak da mümkün değildir. Ancak kritik nokta öğrenene hedef koymak değil onun kendisine hedef koymasını ve hedefin ulaşılabilir olmasını sağlamaktır. Hedef koyabilmek için çok iyi analiz yeteneği, problem çözme ve planlama becerisi gerekir.
Esneklik: Mentorluk içinde pek çok farklı rol barındırır. Bazen danışman, bazen öğretmen, bazen koruyucu bazen de sadece paylaşan biri olmanız gerekir. Sadece rahat ettiğiniz pozisyonda durarak bunu sağlamayacağınız için esneklik önem kazanır. Diğer taraftan sizin öğrenme stilinizle karşınızdakinin öğrenme stili arasında da farklar olacaktır ve mentor olarak onun öğrenme stiline uygun davranmanız da esneklik gerektirecektir.
Mentorluk için gerekli diğer önemli nokta da kişisel özellikler. Mentorluk denince ilk akla gelen kavramlardan birinin sabır olduğunu söyleyen Yaşargil, “Birinin gelişimini ve hedeflere ulaştığını gözlemek, izlemek zaman alır üstelik bu zaman çoğunlukla mentorun arzu ettiğinden daha uzundur. Mentorun sakin ve anlayışlı kalıp görece daha genç ve tecrübesiz arkadaşının başka gündelik öncelikleri olmasına saygı göstermesi gerekir. Ayrıca bu ilişkide öğrenen rolünde olan kişi genellikle kendine yapması gereken yatırıma mentorunun arzu ettiği kadar zaman ayıramayabilir ve çaba gösteremeyebilir. Bu noktada da öğrenmesine katkıda bulunma sorumluluğu taşıdığınız biri olduğu için kendinizi kötü hissedebilirsiniz ancak sonuçta bu sürecin mentora değil öğrenene ait olduğunu akılda tutup olumsuz etkilenmemek ciddi bir sabır gerektirmekte” diye konuşuyor. Yaşargil’in verdiği bilgiye göre çok önemli olan bir diğer nokta ise özgüven.
Mentorluk görüşmelerinde kendini açması, iyi ve kötü ayrımı yapmadan tüm tecrübelerinden ve güçlü olduğu kadar zayıf yönlerinden de bahsetmesi gereken tek kişinin öğrenen olmadığına dikkat çeken Yaşargil, mentorun da kendisiyle ilgili iyi hissetmeyebileceği özelliklerinden bahsedebilmesi için kendine güveninin yüksek olması gerektiğini belirtiyor. Yaşargil’e göre son olarak pozitif olmak mentorluk için çok önemli bir kişisel özellik. Yaşargil, “Hepimiz hayata farklı gözlüklerle bakıyoruz ve endişe düzeyimiz yüksekken ya da güven duygumuz nispeten temkin üzerine kuruluyken hayata toz pembe gözlüklerle bakmamız mümkün olmayabiliyor. Ancak mentorluk rolümüzü yerine getirirken çok ihtiyaç duyduğumuz bu özelliğin etkileri öğrenen üzerinde çok güçlü oluyor. Kendisini kötü, başarısız hisseden ya da motivasyonu düşük birine yaklaşımımızın pozitif olması, onun kendine inanmadığı bir anda bizim ona inanmamız mutlaka karşımızdaki kişiye ihtiyaç duyduğu cesarete ve güce ulaşmasında faydalı oluyor” diye konuşuyor.
Bir mentordan beklenenler
l Öğrenenin gelişmesi, kendine yeterli hale gelmesi ve amaçlarını belirlemesi
l Öğrenene etkin sorular sorarak onun kendisini görmesini ve kendi çözümlerini üretmesini sağlamak
l Öğrenene kendisini geliştirmesi için ihtiyaç duyduğu doğru kaynakları göstermesi
l Kendi tecrübelerini ve baş etme yöntemlerini paylaşarak onun kendisininkileri keşfetmesi sağlanmalı.
Dört adımda şirketlerde mentorluk sistemi
Uzmanlara göre şirketlerin her şeyden önce mentorluk sistemini, mentorluk eğitimi olarak görmemeleri ve ciddi bir uzmanlıktan faydalanarak danışmanlık almaları ve bunu proje yönetir gibi yönetmeleri gerekiyor. Şirketlerin bu sistemi dört adımda oluşturabileceğini belirten Yaşargil Danışmanlık Genel Müdürü Hande Yaşargil, adımları şöyle sıralıyor;
l Tasarım: Her şirketin zorlukları, ihtiyaçları ve insan gücü yapıları farklıdır dolayısıyla neden mentorluk yapmak istediklerinin iyi tanımlanmış ve iletişim planının detaylı ve iyi yapılmış olması şart.
l Seçim ve eşleşme: Şirketin mentorluk amacına uygun olarak mentor ve mentilerin seçilmesi ve birbirleriyle eşleştirilmesi uzmanlık gerektiren ve programın başarısında çok kritik yeri olan bir süreçtir. Kişilikleri, uzmanlıkları, tecrübeleri, ilgi alanları her biri kriter olarak ele alınıp, formüle edilmelidir.
l Hazırlık: Tahmin edilebileceği üzere mentor ve mentilerin eğitim alması, programın detaylarına hâkim olmaları, karşılıklı beklentilerinin uyumlu hale gelmesi ve gerekli becerileri kazanmaları olmazsa olmazdır ama hazırlık sadece mentor ve mentilerin değil tüm şirketin hazırlığıdır. Üst yönetimin ya da mentinin ilk yöneticisinin desteklemediği bir program başarılı olamaz.
l Ölçme ve destek: Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz denir. Programın başarısını ölçemezseniz kurumda devamını sağlayamazsınız dolayısıyla daha hazırlık aşamasında programın başarısını hangi kriterle ölçeceğimizi belirlemek önemlidir. Bu kriterleri diğer İK uygulamalarıyla bütünleşik hale getirmeli ve kontrol gruplarla mukayese etmeli. Diğer yandan geliştirmeyecekseniz de ölçmenin bir faydası yok. Dolayısıyla program boyunca mentorlara ve mentilere sürekli destek sağlamak da projenin vazgeçilmez bir parçasıdır. Tabii programın bir dönemi tamamlandığında tüm bu verilerle süreci revize etmek de son nokta.